Privacy

Algemeen

Deze website wordt beheerd door Goemans VASTGOED BEHEER BV. Tijdens uw bezoek aan deze internetsite kan Goemans VASTGOED BEHEER BV persoonsgegevens over u verzamelen, zowel direct (via een verzoek om gegevens aan u) als indirect. Goemans VASTGOED BEHEER BV zal deze persoonsgegevens uitsluitend aanwenden voor de in dit Privacystatement omschreven doeleinden en alles in het werk stellen om de verzamelde persoonsgegevens te beschermen.

Dit Privacystatement bevat informatie over de doeleinden die Goemans VASTGOED BEHEER BV  bij de verwerking van gegevens in verband met deze internetsite nastreeft en over de wijze waarop u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen. 

Persoonsgegevens die wij verwerken
Goemans Vastgoed Beheer B.V. verwerkt persoonsgegevens over jou doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- bankrekeningnummer

Waarom we gegevens nodig hebben
Goemans Vastgoed Beheer B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens, voor de volgende doelen:

- het verwerken van de servicekosten in de financiële administratie.
-verwerking van stukken t.b.v. de Algemene Ledenvergadering

Hoe lang we gegevens bewaren
Goemans Vastgoed Beheer B.V. zal je persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Onze bewaartermijn is 7 jaar.

Delen met anderen
Goemans Vastgoed Beheer B.V. deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de beheerovereenkomst. Je moet hierbij denken aan de volgende personen/bedrijven/instellingen:
- aannemers
- notarissen
- makelaars
- eventueel incassobureaus

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar vvebeheer@goemans.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we jou om in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van je privacy. Goemans Vastgoed Beheer B.V. zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek reageren.

Beveiliging
Goemans Vastgoed Beheer B.V. neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via vvebeheer@goemans.nl

 

Datalek procedure

In de AVG is een meldplicht datalekken opgenomen. Deze meldplicht verplicht organisaties om datalekken te melden bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens) en, in sommige gevallen, ook bij de betrokkenen (de personen op wie de gegevens die zijn gelekt betrekking hebben, bijvoorbeeld leden, abonnees en/of medewerkers).  

In dit calamiteitenplan wordt omschreven op welke manier Goemans VASTGOED BEHEER BV omgaat met eventuele datalekken. In het plan is vastgelegd hoe en naar wie de meldingen intern doorgezet dienen te worden, wie verantwoordelijk is voor welke melding en hoe en in welke vorm de melding aan de toezichthouder en eventueel ook aan de betrokkenen wordt gedaan.

In dit beleidsplan worden de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens vertaald naar praktisch en werkbaar beleid voor Goemans VASTGOED BEHEER BV. Mochten toekomstige (wettelijke) wijzigingen/veranderingen aanpassing van dit document noodzakelijk maken, dan zal de verantwoordelijke binnen Goemans VASTGOED BEHEER BV deze aanpassing doorvoeren en het versienummer updaten.

2.1. Introductie

Niet alle datalekken moeten gemeld worden aan de toezichthouder. Een datalek dat wel gemeld dient te worden aan de toezichthouder wordt als volgt omschreven:

Een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens.

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt gesproken van een ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’. Dit is “een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens”. Een inbreuk hoeft niet te worden gemeld wanneer het onwaarschijnlijk is dat deze redelijkerwijs een risico voor betrokkenen met zich meebrengt.

Om te inventariseren of iets een datalek is, zullen de volgende vragen in deze volgorde moeten worden beantwoord:

  1. Is er sprake van een inbreuk op de beveiliging (’beveiligingsincident’)?
  2. Zijn er bij de inbreuk persoonsgegevens verloren gegaan?
  3. Kan er redelijkerwijs worden uitgesloten dat er persoonsgegevens verloren zijn gegaan of onrechtmatig zijn verwerkt?

Iedere vraag is een stap in de beslissing of er sprake is van een datalek. Deze stappen zullen hieronder worden toegelicht.

2.2. Inbreuk op de beveiliging

Van een inbreuk op beveiliging is sprake wanneer zich daadwerkelijk een incident heeft voorgedaan. Alleen een dreiging van een inbreuk op de beveiliging is daarom nog geen incident.

Voorbeelden van beveiligingsincidenten zijn:

  • een kwijtgeraakte USB-stick;
  • een gestolen laptop;
  • een inbraak door een hacker;
  • een malware-besmetting;
  • een calamiteit zoals een brand in een datacentrum.

Een inbreuk op de beveiliging wordt vervolgens een datalek wanneer de inbreuk gevolgen heeft voor de persoonsgegevens die Goemans VASTGOED BEHEER BV verwerkt.

2.3. Verlies van persoonsgegevens

Indien er door de inbreuk op de beveiliging persoonsgegevens verloren zijn gegaan waar geen complete en actuele reservekopie meer van is, is dit altijd te kwalificeren als een datalek.

Voorbeeld: Wanneer een database met klantgegevens door een fout vaneen programmeur of een medewerker van Goemans VASTGOED BEHEER BV wordt vernietigd, en er geen back-up van deze gegevens is, is er sprake van datalek.

2.4. Onrechtmatige verwerking

Het is echter ook mogelijk dat gegevens onrechtmatig zijn verwerkt. Dit houdt bijvoorbeeld in dat onbevoegde personen toegang hebben verkregen tot gegevens waar zij geen toegang toe mochten hebben. Andere vormen van onrechtmatige verwerking zijn het onrechtmatig wijzigen/aantasten van persoonsgegevens en het verstrekken van persoonsgegevens aan onbevoegden. Het is in dat geval aan Goemans VASTGOED BEHEER BV om aan te tonen dat iemand de gegevens niet heeft in kunnen zien, of er niets mee gedaan heeft.

Wanneer Goemans VASTGOED BEHEER BV niet uit kan sluiten dat er persoonsgegevens verloren zijn gegaan, of onrechtmatig zijn verwerkt, is er sprake van een datalek.

Voorbeeld: Als een medewerker van Goemans VASTGOED BEHEER BV zijn wachtwoord van zijn e-mailbox op een briefje heeft geschreven en dit briefje kwijt is geraakt, kan dit een datalek zijn als Goemans VASTGOED BEHEER BV niet uit kan sluiten dat onbevoegden toegang hebben verkregen tot de e-mailbox van de medewerker. Kan Goemans VASTGOED BEHEER BV dit echter wel uitsluiten, bijvoorbeeld door het wachtwoord direct te resetten en in de logfiles te zien dat er in de tussentijd niemand heeft ingelogd, dan is dit geen datalek.

3.1. Introductie

Op het moment dat er sprake is van een datalek zoals omschreven in hoofdstuk 2, dan is het aan Goemans VASTGOED BEHEER BV om per vastgesteld datalek te beoordelen of het datalek aan de toezichthouder gemeld moet worden. De toezichthouder stelt dat een datalek aan haar gemeld moet worden indien “er sprake is van (een aanzienlijke kans op) ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens”. Hieronder wordt dit criterium nader uitgewerkt.

3.2. Kwantitatief ernstig

Een lek kan ernstig zijn als het een grote hoeveelheid data betreft (kwantitatief ernstig). Zo zal een lek in één van de databases van Goemans VASTGOED BEHEER BV, waardoor gegevens van bijvoorbeeld 1.000 relaties van Goemans VASTGOED BEHEER BV op straat komen te liggen, kwantitatief ernstig zijn en dus gemeld moeten worden aan de toezichthouder.

3.3. Kwalitatief ernstig

Daarnaast kan een lek ook ernstig zijn indien er geen grote hoeveelheden persoonsgegevens gelekt zijn, maar het wel om gevoelige persoonsgegevens gaat (kwalitatief ernstig). Een paar voorbeelden van wat gevoelige persoonsgegevens zijn:

  • inloggegevens;
  • financiële gegevens;
  • kopieën van identiteitsbewijzen;
  • strafrechtelijke gegevens;
  • gegevens die betrekking hebben op werkprestaties;
  • gegevens die betrekking hebben op levensovertuiging;
  • gegevens die betrekking hebben op gezondheid.

De aard en omvang van het datalek dienen telkens in overweging genomen te worden bij de afweging of een lek aan de toezichthouder gemeld dient te worden. Vast staat in ieder geval dat zodra er inloggegevens zijn gelekt, dit te allen tijde gemeld zal moeten worden aan de toezichthouder vanwege de kwalitatieve ernst hiervan.

Voorbeeld: door een lek in de database van Goemans VASTGOED BEHEER BV hebben onbevoegden korte tijd inzage in de gegevens van klanten, inclusief hun achterstallige betalingen. Een dergelijk lek van gevoelige gegevens dient aan de toezichthouder gemeld te worden.

3.4. Termijn

Het datalek dient zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 72 uur, aan de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld te worden. Deze termijn start op het moment dat Goemans VASTGOED BEHEER BV, of één van haar bewerkers, op de hoogte raakt van het datalek. Een bewerker is een partij die ten behoeve van Goemans VASTGOED BEHEER BV persoonsgegevens verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld de host van de website of een softwareleverancier zijn.

3.5. Waar te melden?

Een datalek dient via de website van de toezichthouder te worden doorgegeven. Dit kan via het meldloket op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij dit invulformulier dienen diverse gegevens ingevuld te worden. Deze worden in hoofdstuk 4 nader uiteengezet.

De Autoriteit Persoonsgegevens wil specifieke informatie ontvangen indien er sprake is van een datalek dat gemeld dient te worden. Onderstaand is deze vereiste informatie uiteengezet.

Over Goemans VASTGOED BEHEER BV

  • Naam van het bedrijf
  • (Bezoek)adres
  • Postcode
  • Plaats
  • KvK-nummer
  • Sector waarbinnen Goemans VASTGOED BEHEER BV actief is

Over de contactpersoon en melder

  • Naam
  • Functie
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer en alternatief telefoonnummer

Over het datalek

  1. Geef een samenvatting van het incident waarbij de inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens zich heeft voorgedaan.
  2. Vond de inbreuk plaats in een verwerking die is uitbesteed aan een andere organisatie (de bewerker)?
    •  Ja, namelijk:
    •  Nee
  1. Naam van de organisatie waaraan de verwerking is uitbesteed.
  2. Van hoeveel personen zijn persoonsgegevens betrokken bij de inbreuk? (Vul de aantallen in.)
    • Minimaal: (vul aan)
    • Maximaal: (vul aan)
  1. Omschrijf de groep mensen van wie persoonsgegevens zijn betrokken bij de inbreuk.
  2. Is het bekend wanneer de inbreuk plaats vond?
  3. Is de exacte datum bekend wanneer de inbreuk plaats vond?
  4. Exacte datum waarop de inbreuk plaats vond.
  5. Startdatum van de periode waarbinnen de inbreuk plaats heeft gevonden.
  6. Einddatum van de periode waarbinnen de inbreuk plaats heeft gevonden.
  7. Wanneer werd de breuk ontdekt?
  8. Wat is de aard van de inbreuk? (Meerdere antwoorden mogelijk.)
  • Lezen (vertrouwelijkheid)
  • Kopiëren
  • Veranderen (integriteit)
  • Verwijderen of vernietigen (beschikbaarheid)
  • Diefstal
  • Nog niet bekend

   13. Om welk type persoonsgegevens gaat het? (meerdere antwoorden mogelijk)

  • Naam-, adres- en woonplaatsgegevens
  • Telefoonnummers
  • E-mailadressen of andere adressen voor elektronische communicatie
  • Toegangs- of identificatiegegevens (bijvoorbeeld inlognaam/wachtwoord of lidnummer)
  • Financiële gegevens (bijvoorbeeld rekeningnummer, creditcardnummer)
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Paspoortkopieën of kopieën van andere legitimatiebewijzen
  • Geslacht, geboortedatum en/of leeftijd
  • Bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld ras, etniciteit, criminele gegevens, politieke  overtuiging, vakbondslidmaatschap, religie, seksuele leven, medische gegevens)
  • Overige/onbekende gegevens, namelijk (vul aan)
  1. Welke gevolgen kan de inbreuk hebben voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen? (Meerdere antwoorden mogelijk.)
    • Stigmatisering of uitsluiting
    • Schade aan de gezondheid
    • Blootstelling aan (identiteits)fraude
    • Blootstelling aan spam of phishing
    • Anders, namelijk (vul aan)
  1. Welke technische en organisatorische maatregelen heeft Goemans VASTGOED BEHEER BV getroffen om de inbreuk aan te pakken en om verdere inbreuken te voorkomen?
  2. Heeft Goemans VASTGOED BEHEER BV het datalek gemeld aan de betrokkenen of is Goemans VASTGOED BEHEER BV van plan dat te gaan doen?
    • Ja
    • Nee
    • Nog niet bekend

Vraag 17 tot en met 20 dienen uitsluitend beantwoord te worden indien er een melding aan de betrokkenen gedaan dient te worden:

  1. Wanneer heeft Goemans VASTGOED BEHEER BV het datalek gemeld aan de betrokkenen, of wanneer gaat Goemans VASTGOED BEHEER BV dit doen?
    • Goemans VASTGOED BEHEER BV heeft het datalek aan de betrokkenen gemeld op (datum)
    • Goemans VASTGOED BEHEER BV zal het datalek aan de betrokkenen melden op (datum)
    • Nog niet bekend
  1. Wat is de inhoud van de melding aan de betrokkenen?
  2. Hoe veel betrokkenen heeft Goemans VASTGOED BEHEER BV in kennis gesteld of gaat Goemans VASTGOED BEHEER BV in kennis stellen?
  3. Welk communicatiemiddel of welke communicatiemiddelen gebruikt Goemans VASTGOED BEHEER BV of gaat Goemans VASTGOED BEHEER BV gebruiken bij het in kennis stellen van de betrokkenen?
  4. Waarom ziet Goemans VASTGOED BEHEER BV af van het melden van het datalek aan de betrokkenen?
    • De technische beschermingsmaatregelen die Goemans VASTGOED BEHEER BV heeft getroffen bieden voldoende  bescherming om de melding aan de betrokkene achterwege te kunnen laten
    • Het is onwaarschijnlijk dat het datalek ongunstige gevolgen zal hebben voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene, want: (vul aan)
    • Goemans VASTGOED BEHEER BV heeft zwaarwegende redenen om de melding aan de betrokkene achterwege te laten, namelijk: (vul aan)
    • Anders, namelijk: (vul aan)
  1. Zijn de persoonsgegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk gemaakt voor onbevoegden? (Kies een van de volgende opties en vul waar nodig aan.)
    • Ja
    • Nee
    • Deels, namelijk: (vul aan)
  1. Als de persoonsgegevens geheel of deels onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt, op welke manier is dit dan gebeurd? Als Goemans VASTGOED BEHEER BV gebruik heeft gemaakt van encryptie, licht dan ook de wijze van versleutelen toe.
  2. Heeft de inbreuk betrekking op personen in andere EU-landen? (Kies een van de volgende opties.)
    • Ja
    • Nee
    • Nog niet bekend
  1. Heeft Goemans VASTGOED BEHEER BV het datalek gemeld bij toezichthouders in een of meer andere EU-landen?
    • Ja, namelijk: (vul aan)
    • Nee

Na het doen van een melding bij de toezichthouder, wordt er een bevestiging van deze melding toegestuurd naar het e-mailadres van de opgegeven contactpersoon. In deze bevestiging staat tevens het nummer van de melding vermeld, dat noodzakelijk is om een melding te wijzigen en/of in te trekken.

5.1. Introductie

Het kan mogelijk zijn dat een datalek niet alleen aan de toezichthouder, maar ook aan de personen van wie de gegevens zijn gelekt (de betrokkenen) gemeld moet worden. Dit is het geval wanneer het datalek waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor het privéleven van deze personen. Hetzelfde geldt uiteraard indien er gegevens van medewerkers van Goemans VASTGOED BEHEER BV zijn gelekt.

5.2. Ongunstige gevolgen

Een datalek heeft ongunstige gevolgen wanneer het privéleven van de betrokkenen door het lek wordt geschaad. Voorbeelden van dergelijke gevolgen zijn:

  • onrechtmatige publicatie;
  • aantasting in eer en goede naam;
  • identiteitsfraude;
  • discriminatie;
  • stigmatisering of uitsluiting;
  • schade aan de gezondheid;
  • reputatieschade.

Als het gaat om persoonsgegevens van gevoelige aard, dan dient er altijd een melding aan betrokkenen gedaan te worden (tenzij er sprake is van adequate beveiliging, zoals omschreven in de volgende para-graaf). Dit betekent bijvoorbeeld, dat zodra er financiële gegevens worden gelekt die niet adequaat zijn beveiligd, hiervan te allen tijde melding aan de betreffende personen zal moeten worden gedaan.

Voorbeeld: een medewerker van Goemans VASTGOED BEHEER BV laat sollicitatiebrieven en CV’s in een auto liggen en deze auto wordt gestolen. Identiteitsfraude met behulp van deze CV’s is niet uit te sluiten en dus is een melding aan de betrokkenen verplicht.

5.3. Encryptie en hashing

Een datalek hoeft niet aan de betrokkenen gemeld te worden indien de gelekte persoonsgegevens onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn voor onbevoegden. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als de persoons-gegevens voorzien zijn van een beveiliging die volgens de laatste stand van de techniek als ‘veilig’ kan worden aangemerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan algemeen gebruikte vormen van encryptie of hashing.

Wanneer het datalek niet hoeft te worden gemeld aan de betrokkenen omdat de gegevens onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn voor onbevoegden, dan zal wel van tijd tot tijd moeten worden beoordeeld of de gegevens nog steeds onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn (zie ook hoofdstuk 7). Wanneer bijvoorbeeld niet hoeft te worden gemeld (omdat de gegevens encrypted zijn), maar de gebruikte encryptie na anderhalf jaar gecompromitteerd zou raken, moeten de betrokkenen dus alsnog worden ingelicht over het datalek. Er kan ook voor worden gekozen om de betrokkenen direct na het datalek tóch proactief te informeren. Zo wordt voorkomen dat ruime tijd na het datalek betrokkenen alsnog op de hoogte moeten worden gesteld.

Let op: encryptie of hashing biedt echter geen bescherming tegen vernietiging van persoonsgegevens. In dergelijke gevallen dient er dus altijd een melding gedaan te worden aan de betrokkenen als de vernietig-ing ongunstige gevolgen voor hen heeft.

5.4. Termijn

Het datalek dient ‘onverwijld’ na ontdekking aan de betrokkenen gemeld te worden. ‘Onverwijld’ wil zeg-gen: zo spoedig als mogelijk, waarbij enige tijd mag worden genomen om de juiste informatie te verzam-elen om een zorgvuldige melding te kunnen doen. Met andere woorden: de melding aan de betrokkene moet zorgvuldig gebeuren, maar mag niet onnodig worden vertraagd. De wetgeving koppelt hier geen ‘harde’ termijn aan, zoals bij de melding aan de toezichthouder wel het geval is.

Het is de verantwoordelijke die de melding aan betrokkenen doet, tenzij anders afgesproken.

De melding aan betrokkenen, dient in ieder geval behoorlijk en zorgvuldig uitgevoerd te worden, en de volgende informatie te bevatten:

• Aard van de inbreuk, waarbij volstaan kan worden met een algemene omschrijving van wat er is gebeurd;

• Waar men terecht kan met vragen, denk hierbij aan het telefoonnummer van de klantenservice of een speciaal telefoonnummer/e-mailadres voor vragen;

• Aanbevolen maatregelen om negatieve gevolgen te beperken, zoals het veranderen van wachtwoorden.

Het volgende algemene formulier kan als template worden gebruikt. Uiteraard is het daarbij verstandig om in een begeleidend schrijven de betrokkene excuses aan te bieden en duidelijk te maken dat Goemans VASTGOED BEHEER BV het datalek inmiddels heeft gedicht en er alles aan zal doen om dergelijke gevallen in de toekomst te voorkomen.

Melding datalek

Omschrijving:

Op [DATUM] heeft er bij ons een datalek plaatsgevonden waarbij mogelijk uw gegevens betrokken zijn.

Vragen?

Voor vragen kunt u contact opnemen met [NAAM] via, [EMAIL] of [TELEFOON].

Wat kunt u doen?

Om de gevolgen van dit datalek te beperken raden wij u aan om [MAATREGELEN].

Uitgangspunt bij het doen van een dergelijke melding is dat dit op individuele basis dient te gebeuren. Als er bijvoorbeeld gegevens van klanten zijn gelekt, dan dient iedere klant hierover apart geïnformeerd te worden. Heeft een datalek een dusdanige omvang dat er een grotere groep wordt getroffen, dan kan er een e-mail rondgestuurd worden naar deze personen met het feit dat er een lek heeft plaatsgevonden. Vervolgens kan er in de e-mail een link opgenomen worden naar een pagina op de website waar meer informatie wordt verstrekt.

Een enkel bericht in de media is niet voldoende om betrokkenen te informeren.

Als uitgangspunt geldt dat wanneer de betrokkenen individueel op de hoogte kunnen worden gesteld, de melding op individuele basis moet plaatsvinden. Pas als dat écht niet haalbaar is, vanwege de omvang van de groep of vanwege het feit dat niet meer te achterhalen is welke personen wel of niet zijn geraakt door het datalek, kan naar andere manieren van informeren worden gekeken.

Wanneer een datalek aan de toezichthouder is gemeld, dient een overzicht hiervan, zoals hierboven omschreven in hoofdstuk 4, in de administratie bewaard te worden. Onder de AGV moeten alle datalekken geregistreerd worden, ook de datalekken die niet gemeld hoeven te worden.De minimale bewaartermijnen zijn door de Autoriteit Persoonsgegevens als volgt vastgesteld:

  • Eén jaar wanneer er sprake is van een datalek met ongunstige gevolgen voor betrokkenen;
  • Drie jaar wanneer de gelekte gegevens voldoende beveiligd zijn óf wanneer er zwaarwegende belangen zijn om het datalek niet aan betrokkenen te melden. Gedurende deze drie jaar dientgecontroleerd te worden of, indien de gegevens voldoende waren beveiligd, deze beveiliging nog steeds afdoende is of dat het lek ondertussen alsnog gemeld dient te worden aan de betrokkenen.

Deze administratie dient voor de volgende doeleinden bewaard te worden:

  • Leren van het datalek;
  • Vragen van betrokkenen en derden beantwoorden;
  • Alsnog een melding aan betrokkenen doen, wanneer dit na verloop van tijd toch nodig blijkt.

Voorbeeld: Een database met persoonsgegevens is voor korte tijd, door een hack, openbaar geweest. De persoonsgegevens in de database waren volgens de meest recente encryptiestandaard versleuteld en derhalve niet leesbaar voor mensen zonder de juiste autorisaties. Na een half jaar blijkt echter dat de gebruikte encryptievorm door voortschrijdend inzicht achterhaald is. In dat geval zal er alsnog een melding aan de betrokkenen gedaan moeten worden van het datalek dat een half jaar geleden heeft plaatsgevonden.

NB: De administratie hoeft overigens niet openbaar gemaakt te worden.

8.1. Introductie

Een datalek kan bij Goemans VASTGOED BEHEER BV binnen de eigen organisatie ontstaan, maar ook bij een door Goemans VASTGOED BEHEER BV ingeschakelde derde (denk hierbij aan de leverancier van een CRM-systeem, de hoster, een ingeschakeld marketingbureau etc.). Wanneer een datalek zich voordoet, zal vastgesteld moeten worden waar het datalek zich heeft voorgedaan en hoe dit datalek uiteindelijk bij de toezichthouder en betrokkenen gemeld zal worden.

Dit zal bij Goemans VASTGOED BEHEER BV in eerste instantie de taak zijn van de directie. Wanneer de directie niet aanwezig is, zal dit gedurende deze afwezigheid de taak zijn van zijn aangewezen vervanger. De contactgegevens van de directie zijn opgenomen in paragraaf 8.5.

Uiteraard is het daarbij van belang dat alle betrokken personen, dus zowel het personeel van Goemans VASTGOED BEHEER BV als het personeel bij de ingeschakelde derden, een datalek kunnen identificeren. Het creëren van bewustzijn binnen het personeel van Goemans VASTGOED BEHEER BV is dan ook van groot belang. De ontdekker zal een incident te allen tijde moeten melden bij de hierboven genoemde persoon.

8.2. Intern datalek

Wanneer er binnen de eigen organisatie van Goemans VASTGOED BEHEER BV een datalek plaatsvindt, zal iedereen moeten weten hoe er gehandeld dient te worden zodat de melding van het datalek tijdig de juiste personen, en uiteindelijk de toezichthouder en betrokkenen bereikt.

Voor deze situatie dient het volgende pad te worden doorlopen. De ontdekker is degene die een (ver-moedelijk) lek detecteert; dat kan iedere willekeurige medewerker van Goemans VASTGOED BEHEER BV zijn. De ontdekker meldt het lek aan de directie. De directie zal vervolgens besluiten of het datalek al dan niet wordt gemeld.

Registratie

De directie registreert de melding van de ontdekker. De volgende gegevens worden geregistreerd:

  • Wie heeft er gemeld?
  • Wat is er gemeld?
  • Waar kwam de melding vandaan?
  • Om welke data (gegevens) gaat het?
  • Hoe heeft het incident plaatsgevonden (welke drager is bijvoorbeeld verloren)?
  • Welke systemen zijn betrokken/geraakt door het incident?
  • Wanneer heeft het incident plaatsgevonden?
  • Wat is er gedaan om het incident op te lossen/in de toekomst te voorkomen?

Informeren directie

Vervolgens zal besloten worden door de directie of het lek wordt gemeld aan de toezichthouder en de betrokkenen. Wanneer het datalek is gemeld aan de toezichthouder en/of de betrokkenen, dan zal de directie zorgen voor de juiste interne administratie van het datalek (zie hoofdstuk 7). Wanneer Goemans VASTGOED BEHEER BV bewerker is en haar klant verantwoordelijke, is het van belang na te gaan welke afspraken over het melden van datalekken aan de klant er zijn gemaakt in een bewerkersovereenkomst.

8.3. Extern datalek

Een datalek kan ook buiten de organisatie van Goemans VASTGOED BEHEER BV plaatsvinden. Persoonsgegevens worden ten-slotte met derde partijen gedeeld. Denk hierbij aan softwareleveranciers, partijen die ten behoeve van Goemans VASTGOED BEHEER BV websites leveren of ondersteunen bij de opslag van persoonsgegevens. Wanneer er bij deze derden een datalek plaatsvindt dient dit zo spoedig mogelijk aan Goemans VASTGOED BEHEER BV gemeld te worden. Deze derden hebben een zorgplicht om een lek waarvan zij op de hoogte zijn, bij Goemans VASTGOED BEHEER BV te melden. Onder de AVG wordt deze plicht ook expliciet benoemd.

In (sub)bewerkersovereenkomsten met deze derden dienen hier afspraken over vastgelegd te worden. Per externe partij dient Goemans VASTGOED BEHEER BV een vast contactpersoon te hebben om deze meldingen zo snel en gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen. Onderstaande algemene schematische weergave geeft aan hoe een dergelijke melding dient te gebeuren. Dit kan dezelfde persoon zijn die binnen Goemans VASTGOED BEHEER BV wordt aangewezen als ‘meldpunt’ bij beveiligingsincidenten en/of datalekken, namelijk de directie of bij diens afwezigheid zijn vervanger, of de contactpersoon van de betreffende derde partij die dit vervolgens intern zal doorgeven.

8.4. Melden aan betrokkenen

Als een datalek bij Goemans VASTGOED BEHEER BV bekend is, zal bepaald moeten worden op welke manier de melding, indien vereist, aan de betrokkenen (bijvoorbeeld relaties) wordt gedaan. Dit calamiteitenplan kan daarbij als handleiding gebruikt worden. Wanneer de klant verantwoordelijke is en Goemans VASTGOED BEHEER BV bewerker, zal de klant zelf de melding aan betrokkenen moeten doen, tenzij anders afgesproken.

8.5. Contactgegevens

De volgende contactgegevens zijn van belang indien een datalek zich heeft voorgedaan. Neem altijd direct contact op met Goemans VASTGOED BEHEER BV.

Goemans VASTGOED BEHEER BV maakt gebruik van cookies ter verbetering van uw gebruiksgemak.Cookies en uw privacyAccepteer cookies